Trafikljusmötet
Det är normalt att det finns irritationsmoment, oro och frustrationer i arbetets vardag. Dock är det viktigt att det finns en plats där gruppen kan hantera saker som fungerar mindre bra. Annars finns det risk att det kommer fram som gnäll vid kaffemaskinen eller prat bakom ryggen på kollegor och chefer. I värsta fall kan små irritationer eskalera till stora konflikter.
Trafikljusmodellen ger en mötesstruktur för att fånga upp och hantera tidiga signaler på missnöje och samarbetsproblem i arbetsgruppen. Den bör vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare måste göra för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö. Trafikljusmötet går även att genomföra online.
Det är ofta en trygghet för alla i arbetsgruppen att veta att det finns ett forum där de kan ta upp saker som inte fungerar så bra och som man vill prata med alla i gruppen om. Det kan vara svårt för medarbetare att ta upp sådana frågor på en arbetsplatsträff eller ett veckomöte om det inte finns en struktur för det.
Det är viktigt att mötet genomförs återkommande, 1-2 ggr per halvår. Det ska vara ett systematiskt arbete och alla ska veta när nästa trafikljusmöte är bokat. Detta är en skillnad mot workshopen om samarbetskontraktet som oftast görs en gång och sedan följs upp vid större personalförändringar eller i samband med nytt år. Där går uppföljningen snabbt och oftast görs inga större förändringar.
Instruktionsvideo trafikljusmötet
PDF-guide till trafikljusmötet
Så genomförs trafikljusmötet
Tidsåtgång: 45 minuter - 90 minuter
Det kommer ta längre tid första gången men sedan går det snabbare när ni vant er vid arbetssättet. Kom ihåg att det i längden är tidsbesparande att jobba med arbetsmiljöfrågor.
Övergripande
Trafikljusmötet är designat för att hantera irritationer och samarbetsproblem i den närmaste arbetsgruppen. Eftersom mötet har ett stort redovisningsmoment är det bra att effektivisera det så mycket som möjligt genom att bilda 4-5 grupper. Är ni färre än 5-6 personer på mötet kan alla jobba individuellt.
I grupperna får deltagarna gemensamt formulera röda, gula och gröna signaler. Det finns ingen begränsning på hur många röda och gula signaler man får ge, men alla grupper måste dela minst tre gröna signaler. Den röda/gula färgen indikerar i vilken prioriteringsordning signalerna bör hanteras.
Röd = Signal om behov av snabb hantering/åtgärd
Gul = Signal om åtgärdsbevakning
Grön = Signal om det positiva i verksamheten
Agenda vid mötet
1. Formulera frågeställning: En bra fråga är “Vad i arbetsmiljön fungerar mindre bra (gula och röda signaler), respektive bra (gröna signaler)?“ En smalare frågeställning kan vara “Vad i distansundervisning fungerar mindre bra, respektive bra?“
2. Inledning: Gör en tydlig inledning med mål och syfte med trafikljusmötet. Kanske behöver du säga att “jag vill be alla att vara här i en positiv anda och fokusera på hur vi kan få det ännu bättre tillsammans“. I inledningen redovisar ni även de åtgärder som är gjorda utifrån röda och gula signaler från föregående trafikljusmöte.
Dela vid behov in deltagarna i 4-5 par/grupper. Även du som leder mötet är med i en grupp och utformar signaler.
3. Formulera signaler: Ge gruppen 5-10 minuter till att formulera signalerna. I detta möte arbetar ni med de frågor som känns viktigast just nu (top of mind). Därför behövs det inte så lång tid för att formulera signaler. Den största delen av mötet används till att redovisa och hantera dem.
4. Redovisning och hantering av signaler: Låt en person/grupp börja redovisa en röd signal. Om andra har samma röda signal så säger de till, så jobbar ni samlat med den frågan. Prata tillsammans i helgrupp om olika åtgärder ni kan göra för att hantera just den signalen. Det handlar om att komma med konkreta förslag för hur ni kan göra för att minska problemet. Ibland kan beslutet vara att problemet kommer att kvarstå och då handlar hanteringen om hur ni kan skapa en acceptens kring detta.
Efter första signalen är redovisad fortsätter gruppen med sin nästa röda signal på samma sätt. Gå laget runt tills alla röda och gula signaler är redovisade och hanterade. Prioritera de röda signalerna om tiden inte räcker till. De gula signalerna kan redovisas men behöver inte alltid få en lösning på sittande möte. Den som leder mötet behöver se till att diskussionerna inte drar ut på tiden. Ibland kan ni behöva pausa pratet om en signal för att komma vidare.
Dokumentera de olika signalerna och dess åtgärder så att ni efteråt kommer ihåg vad som skulle göras och vem som skulle göra det. Detta redovisas även på nästa trafikljusmöte. Då blir det tydligt att de signaler som kommer fram hanteras och följs upp. Därmed visar ni att trafikljusmötet är viktigt och gör nytta.
Avsluta på ett positivt sätt med att alla får presentera sina trevliga gröna signaler. Detta skapar en härlig känsla i gruppen då ni kan konstatera att det finns så mycket som är positivt i verksamheten.