Trafikljusmodellen

Det är normalt att det finns irritationsmoment, oro och frustrationer i arbetets vardag. Därför är det viktigt att det finns en plats där gruppen kan hantera saker som fungerar mindre bra. Om det saknas finns det risk för att frustrationer kommer fram som gnäll vid kaffemaskinen eller prat bakom ryggen på kollegor, chefer och ledningen. I värsta fall kan små irritationer eskalera till stora konflikter vilket leder till att arbetsmiljön likväl som arbetsgruppens prestation blir lidande.

Trafikljusmodellen ger en mötesstruktur för att fånga upp och hantera tidiga signaler på missnöje och samarbetsproblem i arbetsgruppen. Den bör vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare måste göra för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö.

Här finner du en kort film om hur du genomför ett trafikljusmöte samt instruktioner för hur du kan genomföra mötet.

Allt du behöver veta om trafikljusmötet


I filmen får ni se Oskar Palmenfelt, utbildare på Medlingscentrum, guida er genom trafikljusmötet.

Han går igenom förberedelser likväl som genomförandet av mötet, både utifrån ett fysiskt och ett digitalt perspektiv.

Så genomförs trafikljusmötet

Tidsåtgång: 45 minuter - 90 minuter

Det kommer ta längre tid första gången men sedan går det snabbare när ni vant er vid arbetssättet. Kom ihåg att det i längden är tidsbesparande att jobba med arbetsmiljöfrågor.

Övergripande

Trafikljusmötet är designat för att hantera irritationer och samarbetsproblem i den närmaste arbetsgruppen. Eftersom mötet har ett stort redovisningsmoment är det bra att effektivisera det så mycket som möjligt genom att bilda 4-5 grupper. Är ni färre än 5-6 personer på mötet kan alla jobba individuellt.

I grupperna får deltagarna gemensamt formulera röda, gula och gröna signaler. Det finns ingen begränsning på hur många röda och gula signaler man får ge, men alla grupper måste dela minst tre gröna signaler. Den röda/gula färgen indikerar i vilken prioriteringsordning signalerna bör hanteras.

  • Röd = Signal om behov av snabb hantering/åtgärd

  • Gul = Signal om åtgärdsbevakning

  • Grön = Signal om det positiva i verksamheten

Agenda vid mötet

1. Formulera frågeställning: En bra fråga är “Vad i arbetsmiljön fungerar mindre bra (gula och röda signaler), respektive bra (gröna signaler)?“ En smalare frågeställning kan vara “Vad i distansundervisning fungerar mindre bra, respektive bra?“

2. Inledning: Gör en tydlig inledning med mål och syfte med trafikljusmötet. Kanske behöver du säga att “jag vill be alla att vara här i en positiv anda och fokusera på hur vi kan få det ännu bättre tillsammans“. I inledningen redovisar ni även de åtgärder som är gjorda utifrån röda och gula signaler från föregående trafikljusmöte.

Dela vid behov in deltagarna i 4-5 par/grupper. Även du som leder mötet är med i en grupp och utformar signaler.

3. Formulera signaler: Ge gruppen 5-10 minuter till att formulera signalerna. I detta möte arbetar ni med de frågor som känns viktigast just nu (top of mind). Därför behövs det inte så lång tid för att formulera signaler. Den största delen av mötet används till att redovisa och hantera dem.

4. Redovisning och hantering av signaler: Låt en person/grupp börja redovisa en röd signal. Om andra har samma röda signal så säger de till, så jobbar ni samlat med den frågan. Prata tillsammans i helgrupp om olika åtgärder ni kan göra för att hantera just den signalen. Det handlar om att komma med konkreta förslag för hur ni kan göra för att minska problemet. Ibland kan beslutet vara att problemet kommer att kvarstå och då handlar hanteringen om hur ni kan skapa en acceptens kring detta.

Efter första signalen är redovisad fortsätter gruppen med sin nästa röda signal på samma sätt. Gå laget runt tills alla röda och gula signaler är redovisade och hanterade. Prioritera de röda signalerna om tiden inte räcker till. De gula signalerna kan redovisas men behöver inte alltid få en lösning på sittande möte. Den som leder mötet behöver se till att diskussionerna inte drar ut på tiden. Ibland kan ni behöva pausa pratet om en signal för att komma vidare.

Dokumentera de olika signalerna och dess åtgärder så att ni efteråt kommer ihåg vad som skulle göras och vem som skulle göra det. Detta redovisas även på nästa trafikljusmöte. Då blir det tydligt att de signaler som kommer fram hanteras och följs upp. Därmed visar ni att trafikljusmötet är viktigt och gör nytta.

Avsluta på ett positivt sätt med att alla får presentera sina trevliga gröna signaler. Detta skapar en härlig känsla i gruppen då ni kan konstatera att det finns så mycket som är positivt i verksamheten.

Vanliga frågor om trafikljusmötet

+ Det finns underliggande konflikter i arbetsgruppen. Det finns en risk att det blir en otrevlig ton på mötet och i värsta fall personangrepp

Kom ihåg att trafikljusmötet är ett förebyggande möte. Finns det konflikter i arbetsgruppen så behöver de hanteras innan ni gör ett trafikljusmöte. Det är arbetsgivarens ansvar att hantera konflikter mellan medarbetare. Ett alternativ kan vara att i förväg ha ett individuellt samtal med den/dem som du misstänker kan agera ut en konflikt under mötet. Be dem då att hålla individuella frågor utanför trafikljusmötet och istället hantera dessa frågor i enrum med den/dem det berör. På trafikljusmötet fokuserar man på gemensamma verksamhetsfrågor.

+ Det är omöjligt att avsätta 45-90 minuter.

Ibland räcker inte tiden till men det är då viktigt att komma ihåg att förebyggande insatser kan i längden vara tidsbesparande för alla. Om ni arbetar med trafikljusmötet regelbundet så hanteras många irritationer innan de blir större motsättningar/konflikter och det bidrar till en bättre arbetsmiljö bland personalen. Vi har inget konkret förslag på hur just ert företag kan göra utan ni behöver se till era egna förutsättningar. Ibland behöver man tänka utanför boxen. Kan trafikljusmötet göras på en whiteboard i personalrummet där signaler lyfts upp under en viss period (röda, gula och gröna) och förslag på lösningar resoneras i personalgruppen vid fikapauser i personalrummet under kommande vecka och formuleras i ett gemensamt dokument. Ledningen ansvarar därefter över att sammanställa signaler och förslag på lösningar och fattar beslut. Kom bara ihåg att då vara tydlig med instruktionerna så inga personangrepp sker. Det ska inte bli en “gnäll-vägg” utan en “vägg med möjlighet till utveckling”. där alla får ansvar att bidra i att skapa den bästa arbetsmiljön för varandra.

+ Vi kan inte samla arbetslaget/teamet på grund av schemat. Tex olika avdelningar och sektioner har olika tider.

Om ni av schematekniska skäl inte kan samla hela arbetslaget/teamet så kan ni jobba i halvgrupp. Till exempel en avdelning för sig. Kom ihåg att det är viktigt att gruppen lyfter frågor som de själva kan påverka så det inte blir ett forum för klagomål på “de andra”. Framkommer signaler som även inkluderar andra, som inte deltar på mötet, t.ex. brist på information från en annan avdelning. Då behöver lösningen innehålla förslag på hur gruppen själv kan hantera det problemet. I detta fall skulle det kunna vara att lyfta frågan med ansvarig för den berörda avdelningen, vem som gör det och på vilket sätt så det blir ett bra samtal.