Problematiska beteenden på jobbet – vad handlar det egentligen om?
De flesta som jobbar i en organisation har någon gång stött på det: en kollega som ofta hittar fel, en chef som pikar i stället för att prata, en teammedlem som aldrig tar ansvar eller tvärtom tarx över allt. Problematiska beteenden på arbetsplatsen behöver inte vara högljudda eller dramatiska. Ofta är de subtila, lågintensiva och svåra att sätta ord på. Ändå påverkar de samarbete, arbetsmiljö och trygghet varje dag.
I vår senaste undersökning, Konfliktbarometern 2025, svarade 82 % av cheferna att de möter problematiska beteenden varje månad eller oftare. Det handlar alltså inte om enstaka utbrott eller dåliga dagar. Det handlar om mönster. Och det är inte bara individer som påverkas. Hela arbetskulturen kan förändras om beteenden inte hanteras i tid. Ändå drar sig många chefer för att agera. Inte av brist på vilja utan för att det är svårt. Osäkerhet, otydliga mandat och avsaknad av gemensamma ramar gör att små problem får fäste. Då ökar både stressen, konfliktrisken och känslan av att stå ensam i ledarskapet.
Men det går att vända. Och det börjar med att förstå vad som faktiskt pågår.
Första hjälpen vid konflikt
Är du i en situation där du behöver hjälp att hantera problematiska beteenden på arbetsplatsen? Fyll i formuläret via knappen nedan så kontaktar vi dig för en 30 minuters kostnadsfri rådgivning.
Vanliga problematiska beteenden och vad som ofta ligger bakom
Att sätta etiketter som “den där negativa” eller “hon som alltid måste ha rätt” är mänskligt men det hjälper oss sällan att lösa något. Därför är det mer hjälpsamt att se beteenden i stället för personer. Vad gör personen? Vad händer i gruppen? Och vad kan ligga bakom?
När vi pratar om besvärliga medarbetare är det ofta just sådana beteendemönster vi menar. Att förstå varför de uppstår är första steget för att kunna hantera besvärliga medarbetare på ett sätt som både är professionellt och respektfullt. Det handlar inte om att förändra personligheter, utan om att skapa tydliga ramar och bemöta beteenden som påverkar samarbetet negativt.
I vår vardag möter vi ofta sex vanliga beteendemönster:
1. Den ilskna – höjer rösten, skäller ut och skrämmer
Bakom de starka känslouttrycken finns ofta frustration, maktlöshet eller brist på verktyg att uttrycka sig. Effekten i gruppen är tydlig: rädslan ökar, tryggheten försvinner och kreativiteten dör.
Chefens uppgift: Sätt gränser direkt och hjälp personen att hitta andra sätt att uttrycka frustration.
2. Den som pikar – nålsticker och insinuerar
Passiv-aggressivitet i form av “skämt” eller subtila kommentarer skapar en kultur av osäkerhet och misstro. Det är svårt att försvara sig mot något som inte sägs rakt ut.
Chefens uppgift: Spegla beteendet. “Jag hör en antydan. Kan vi prata mer öppet om det?”
3. Solospelaren – vägrar samarbeta, kör sitt eget race
Personer som inte vill släppa kontrollen kan blockera hela gruppens lärande och utveckling. Bakom ligger ofta en rädsla att något ska gå fel eller att tappa status.
Chefens uppgift: Bekräfta kompetensen men visa att samarbete inte är frivilligt.
4. Den negativa – klagar konstant, ser alltid problem
Klagande kan vara ett sätt att uttrycka maktlöshet eller ett behov av att bli sedd. Men i längden dränerar det gruppens energi.
Chefens uppgift: Bekräfta känslan och styr samtalet mot lösningar och ansvar.
5. Kontroll-kollegan – detaljstyr, misstror och släpper inte taget
Bakom kontrollbehovet finns ofta oro eller rädsla. Effekten blir att andra tappar ansvarskänsla och engagemang.
Chefens uppgift: Tydliggör gränser och bygg tillit i små steg.
6. Den som aldrig tar ansvar – skyller på andra
Att skydda sig från skuld är mänskligt. Men om det blir ett mönster undergrävs både tillit och lärande i gruppen.
Chefens uppgift: Fokusera på sak, inte skuld. Uppmuntra ansvarstagande och markera tydligt om det inte sker.
Vill du lära dig mer om vanliga problematiska beteenden? Läs unionens artikel där de intervjuat Medlingscentrums grundare Tamara Maskovic Wängborg om ämnet.
Vill du även fördjupa dig ytterligare i hur dessa beteenden påverkar samarbete och arbetsmiljö? Då är du varmt välkommen till vårt webbinarium Problematiskt beteende på arbetsplatsen. Under en timme får du insikter och verktyg för att förstå, förebygga och hantera beteenden som undvikande, subtila pikar eller kontrollbehov – mönster som sällan märks direkt men som påverkar desto mer över tid. Vi går igenom hur du känner igen signalerna, förstår vad som ligger bakom och agerar i tid på ett sätt som både sätter gränser och stärker relationen.
Hur kan du hantera problematiska beteenden i samtal med medarbetare?
När du som chef märker att något skaver – kanske återkommande undvikande, passivt motstånd eller ett förändrat beteende så är det lätt att vänta lite till. Men just det kan göra att problemen växer. Ett viktigt steg är därför att avsätta tid för ett lugnt, strukturerat samtal, där syftet inte är att anklaga, utan att förstå och ta ansvar för arbetsmiljön.
Så kan du lägga upp samtalet
1. Förbered dig – vad har du faktiskt sett eller hört?
Fundera över vad som konkret har hänt. Undvik att gå in i tolkningar eller etiketter (t.ex. ”hen är negativ”) och fokusera i stället på specifika situationer: ”Vid flera tillfällen under möten har du valt att inte svara på frågor eller delta i diskussioner.”
2. Skapa trygghet i inledningen
Inled samtalet med en vänlig ton: ”Jag skulle vilja prata med dig om något jag har funderat på. Jag är nyfiken på hur du upplever det – och vill gärna förstå mer innan jag drar slutsatser.” Syftet är inte att korrigera, utan att förstå och ta ansvar för helheten.
3. Beskriv hur beteendet påverkar andra
Visa hur det påverkar samarbetet eller stämningen: ”När du inte svarar blir andra osäkra på om du håller med eller inte. Det påverkar gruppens möjlighet att komma vidare.”
4. Lyssna – utan att värdera
Ge utrymme för medarbetarens perspektiv, utan att avbryta eller försvara dig. Även om du inte håller med, visa att du är där för att lyssna: ”Jag hör att det här har varit frustrerande för dig. Vill du berätta mer?”
5. Tydliggör vad du behöver framåt
Avsluta med tydlighet: ”För att vi ska kunna arbeta bra tillsammans behöver jag att du är mer delaktig på våra möten – till exempel genom att ge respons eller säga till om du behöver mer tid.” Det handlar inte om att ställa ultimatum, utan om att sätta ramar på ett respektfullt sätt.
När strukturen brister och problemet inte är individen
I Konfliktbarometern 2025 ser vi ett tydligt mönster. Chefer upplever att det ofta är otydliga roller och ansvar som ligger bakom problembeteenden, inte personliga brister.
Det är en viktig insikt. För om vi hela tiden söker “fel person” riskerar vi att blunda för det organisatoriska ansvar som finns. Oklara mandat, obefintliga spelregler och frånvarande ledarskap göder osäkerhet, frustration och lågintensivt motstånd. När strukturen är otydlig blir det svårt att veta vad som egentligen förväntas. En medarbetare som detaljstyr kan uppleva att hen kompenserar för en chef som inte är tydlig. En negativ kollega kanske upplever att hen inte får komma till tals, annat än genom att klaga. Ett till synes svårt beteende kan vara en signal på att något organisatoriskt skaver. Och när dessa signaler ignoreras blir beteendena lätt en del av kulturen.
För dig som försöker hantera besvärliga medarbetare är det viktigt att också ställa sig frågan: Vad i strukturen eller kulturen möjliggör eller förstärker det här beteendet? Kanske är det inte individen som behöver förändras i första hand, utan förutsättningarna runt omkring.
Konsekvenserna är långtgående. Tilliten minskar, självledarskapet försvagas och samarbetsutmaningar byggs upp under ytan. I en sådan miljö riskerar även annars fungerande medarbetare att börja bete sig på sätt som drar ner både arbetsglädje och samarbete. Därför räcker det inte med att ta ett snack när något skaver. Det krävs ett förhållningssätt där vi ställer oss frågan: Vilken struktur bär, och vilken brister? Först när vi vågar rikta blicken dit kan vi skapa långsiktiga lösningar.
När gruppen slår tillbaka: skvaller, tystnad och utanförskap
När chefer inte agerar i tid försöker ofta gruppen hantera situationen själva. Det sker genom utfrysning, skitsnack eller att man helt enkelt undviker den som uppfattas som svår.
I vissa fall skapas en tyst uppgörelse där den utpekade medarbetaren hålls utanför informella beslut, samtal och gemenskap. Andra börjar undvika ögonkontakt, småprat eller samarbeten. Det är inte ovanligt att skämtsam jargong vänds till något vassare eller att missnöje sprids under ytan, utan att någon vågar adressera det direkt.
Risken är att beteendet då förvärras. Den som tidigare betett sig svårhanterligt lämnas i ett tyst utanförskap. Ingen säger något men något har förändrats. Det skapas en ny konflikt och ibland nya kränkningar. Gruppens frustration riktas inte längre bara mot beteendet utan mot personen. Och i värsta fall skapas en kultur där det är okej att ignorera, frysa ut eller tala illa om den som inte passar in.
Chefens ansvar: Håll samtalsklimatet levande. Stötta modiga samtal. Ge medarbetare verktyg att lyfta det som skaver på ett respektfullt sätt. Och låt inte tyst hantering bli tyst godkännande.
Chefens eget bagage – när du triggas mer än du vill
Vissa beteenden påverkar oss starkare än andra. Det är mänskligt men det påverkar också hur vi agerar som chefer. Kanske väcker höjda röster gamla minnen av otrygghet. Eller så får velighet dig att gå i taket för att du lärt dig att man alltid måste bestämma sig.
Självkännedom är avgörande. Inte för att du ska vara perfekt utan för att du ska kunna behålla ditt lugn, fatta kloka beslut och vara rättvis.
Bra frågor att ställa sig själv: - Varför reagerar just jag så starkt på detta? - Har jag egna erfarenheter som påverkar mig? - Vad behöver jag för att behålla mitt professionella förhållningssätt?
Så agerar du utan att gå för hårt fram
Att ta upp svåra beteenden kräver både tydlighet och empati. Här är några steg som ofta fungerar:
1. Observera och dokumentera – Vad händer? När? Hur påverkar det andra? Var konkret!
2. Reflektera över din egen roll – Vad triggar dig som chef? Har du varit tydlig med uppdrag, mål och förväntningar?
3. Samtala – Säg: “Jag har märkt X. Det påverkar Y. Jag vill prata om det.”
4. Utforska tillsammans – Vad ser medarbetaren själv? Vill hen ha förändring?
5. Sätt mål och följ upp – Gör det mätbart. Ge stöd. Följ upp! Dokumentera.
När det inte räcker kan det bli aktuellt med till exempel insatser via företagshälsa, omplacering eller i sista hand avslut. Men kom ihåg att det viktigaste är vad du gör tidigt. Då finns störst chans att skapa verklig förändring.
Läs mer om processen vid hantering av besvärande medarbetare.
Vanliga frågor om problematiska beteenden på jobbet
-
Ett problematiskt beteende är ett återkommande mönster som påverkar samarbetet, tryggheten eller arbetsmiljön negativt. Det kan handla om undvikande, negativitet, kontrollbehov, passiv-aggressivitet eller att skylla ifrån sig. Det behöver inte vara högljutt eller dramatiskt för att få stor effekt över tid.
-
Fråga dig om det du ser är ett enstaka tillfälle eller ett återkommande mönster. Om det påverkar gruppen, skapar spänning eller leder till undvikande är det värt att agera. Det är bättre att ta upp något tidigt än att låta det växa till ett större problem.
-
Börja med att se beteendet, inte personen. Samla exempel, reflektera över ditt eget ansvar och bjud in till ett samtal. Var konkret, lyssnande och tydlig med vad som behöver förändras. Att hantera besvärliga medarbetare handlar inte om att anklaga, utan om att skapa förutsättningar för samarbete.
-
Det är helt normalt att reagera känslomässigt. Fundera på varför just du påverkas – och ta stöd vid behov. Självkännedom är avgörande för att kunna leda rättvist och professionellt även när det skaver.
-
Chefen har alltid ett särskilt ansvar för att hålla samtalsklimatet levande och agera när något påverkar arbetsmiljön. Men alla i en arbetsgrupp har ett medarbetaransvar att bidra till en respektfull samarbetskultur.
-
Om situationen har pågått länge, skapat starka spänningar i gruppen eller känns svår att hantera internt kan det vara klokt att ta in en extern part. En medlande process eller handledning för chefen kan vara ett värdefullt steg mot förändring.
Vi hjälper dig gärna med kunskap, samtal och förändring som håller
På Medlingscentrum har vi i över 15 års tid stöttat chefer, HR och arbetsgrupper i att hantera problematiska beteenden på ett sätt som skapar trygghet, ansvar och utveckling. Vi vet hur svårt det kan vara att veta när och hur man ska agera. Och vi vet också hur mycket som blir möjligt när man vågar ta tag i det.
Vill du ha stöd i en konkret situation eller jobba mer förebyggande med samarbetskulturen i din organisation? Boka en rådgivning eller läs mer om våra utbildningar i konflikthantering och medling.
Den här artikeln bygger till stora delar på boken När samarbetet skaver, skriven av Medlingscentrums grundare Tamara Maskovic Wängborg. Bokens kapitel om problematiska beteenden ger en djupare förståelse för vad som ligger bakom problematiska beteenden på jobbet och hur du som chef kan agera både tidigt och professionellt. Vill du fördjupa dig ytterligare rekommenderar vi att du beställer boken – ett uppskattat stöd för både ledare och HR.