Undvik vanligaste konflikterna på jobbet
Samarbete som inte fungerar, arbetsuppgifter som inte blir gjorda. När samtal och feedback med medarbetare inte hjälper - vad gör du då?
– Många konflikter hade gått att undvika om en chef uppmärksammat och tagit tag i det i tid, säger Thomas Jordan, som är universitetslektor vid Göteborgs universitet och har forskat om arbetsplatskonflikter.
Det kan handla om sakfrågor eller intressen. Till exempel att företaget vill att de anställda ska jobba vissa tider eller att medarbetare är oense om hur en uppgift ska utföras, alltså konkreta problem där olika personer tycker olika. Men de konflikter som är vanligast och svårast att hantera är konflikter som handlar om beteenden. Då handlar det om att någon beter sig på ett sätt som är frustrerande för andra, som bristande samarbete, negativ attityd eller själviskt agerande.
– Det här är allra svårast för chefer att hantera. Man kanske försöker med samtal, feedback och olika former av gränsdragning men utan resultat, säger Thomas Jordan.
Han menar att det inte alltid finns enkla lösningar på den här typen av konflikter. Samtidigt riskerar de att få konsekvenser som sämre kvalité, ohälsa, sjunkande motivation eller att folk säger upp sig.
– Som chef skulle man kanske vilja avveckla en anställning men det finns inte alltid underlag för det, ibland måste man traggla med en viss konflikt länge.
Men det kan också vara så att det konfliktskapande beteendet är knutet till chefsrollen. Det kan handla om otydliga eller motstridiga instruktioner, favorisering, ovilja att ta ansvar och fatta beslut, blockering av kritik eller detaljstyrning. Många gånger finns de verkliga orsakerna till en konflikt i graden av arbetsbelastning eller i organisationens kultur eller rollfördelning. Marginalerna på många arbetsplatser har minskat.
– Utrymmet är snävare, alla måste vara effektiva. Det kan leda till mer irritation och konflikter, säger Thomas Jordan.
Tamara Maskovic Wängborg, Medlingscentrum, är specialist på konflikthantering och författare till boken ”När samarbete skaver”. Hon menar att konflikter och missnöje ofta kommer ur att man gör organisatoriska förändringar som inte får fäste.
– Delar av personalen är med på tåget, medan en klunga står kvar med armarna i kors.
Ett annat exempel är när riktlinjer och struktur är otydliga. Det försvårar samarbete. Man vet inte var man har varandra, det är svårt att sätta gränser.
– Medarbetare förstår inte alltid att det handlar om bristande struktur, istället ger de sig på varandra och det blir personkonflikter, man tassar in på andras områden och börjar demonisera varandra.
Sakfrågor som inte omhändertagits kan också få bägaren att rinna över. Den som inte får gehör från chefen kan till slut bli så frustrerad att det går ut över medarbetare, menar Tamara Maskovic Wängborg.
Samtidigt som det verkligen kan vara skadligt för en organisation har konflikter fått oförtjänt dåligt rykte tycker hon.
– Det dåliga ryktet är i själva verket en del av problemet. När Människor är engagerade blir det konflikter. I friktion och oliktänkande finns potential. Bli bra på konflikter istället för att vara rädd för dom. Sluta ducka och abdikera utan rid ut konflikten tillsammans.
Som chef är det viktigt att ha verktyg för att fånga upp signaler och förstå vad som försiggår.
Hur upptäcker man problem och sådant som skaver i tid?
– Luta dig framåt, bottna och lyssna in. Du kan också ha samarbetskontrakt i dina arbetsgrupper – spelregler för outtalade områden, för att gruppen ska vara trygg med hur man ska göra i olika situationer.
Hur vet man som chef när man ska ta tag i en konflikt och när man ska låta bli?
– Vissa tar på sig fixarmössan, och blir dränerade på energi, för att de är för engagerade – när konflikten sedan väl kommer finns ingen ork kvar…
Funkar dina medarbetarna i sina samarbeten? Bra, då behöver man inte gå in som chef. Levererar de inte i tid, faller saker mellan stolarna? Hur är arbetsmiljön? Påverkas andra av en konflikt som pågår mellan två personer? Då kan det finnas risk för eskalation och att ännu fler fler blir indragna, förklarar Tamara Maskovic Wängborg.
– Bäst är att regelbundenhet i att fiska upp missnöje och problem.
Det är en hel del jobb på att få medarbetare att känna sig okej med att säga vad man tycker och känner. Men att missa när folk inte har det bra, är missnöjda eller osams, innebär ännu mer jobb.
– Att förlora duktiga medarbetare eller att inte få med sig sin personal när förändringar sker kostar mycket pengar.
-
Man kan skilja på tre huvudgrupper av konfliktanledningar, det vill säga det parterna själva ser som anledningarna.
Konflikter om beteenden
Beteenden som är frustrerande för andra, till exempel bristande samarbete, negativ attityd eller själviskt agerande.
Beteendet knutet till chefsrollen. Det kan handla om otydliga eller motstridiga instruktioner, favorisering, ovilja att ta ansvar och fatta beslut, blockering av kritik eller detaljstyrning.
Konflikter om sakfrågor och intressen
Konkreta problem där olika personer tycker olika. Till exempel kan det handla om arbetstider eller hur en viss uppgift ska utföras.
Sakfrågor som inte omhändertas.
Konflikter om strukturfrågor
Organisatoriska förändringar som inte får fäste hos teamet.
Graden av arbetsbelastning eller i organisationens kultur, eller rollfördelning, krav på effektivitet kan skapa frustration och missnöje.
Otillräckliga resurser för att kunna utföra arbetsuppgifterna.
Otydliga riktlinjer och strukturer – försvårar samarbete.
Källa: Göteborgs universitet
-
Ta tag i konflikterna i tid!
För att kunna göra det behöver du som chef lyssna in och upptäcka var konflikterna finns och vad det är för slags konflikter. Ser du att någonting inte funkar, att det finns irritationer? Fråga, ta reda på mer.
Ha koll på vad som kan vara en indikation på att det finns konflikter i teamet. Några exempel på samarbete som inte verkar flyta bra är uppgifter som inte blir klara i tid, eller faller mellan stolarna.
Lägg tid på individuella samtal.
Ska pa rutiner för att regelbundet ”fiska upp” missnöje och irritation.
Upprätta sammarbetskontrakt att förhålla sig till – spelregler för beteende på olika områden, för att gruppen ska vara trygg med hur göra i olika situationer.
Ha en så ”tajt” och ”välstädad” organisation som möjligt – tydliga roller och arbetsuppgifter är konfliktpreventivt, alla vet sin och andras domän, det underlättar.
Gör dig inte ensam – ha kontakt med HR, och/eller en extern resurs.